E-Mail, Videocall... und weiter?

Nachrichten zum Digitalisierungsgrad in Deutschland sorgen immer wieder für Kopfschütteln.
So erfreut sich das Fax laut einer aktuellen Studie in Unternehmen noch großer Beliebtheit. Anfang 2020 bewerteten Geschäftsführer:innen die Digitalisierung ihres eigenen Unternehmens mit der Schulnote drei. Das ist immerhin befriedigend. Und nach einem Dreivierteljahr Pandemie? Immer noch befriedigend. Zugegeben, viel Zeit für Veränderungen blieb da nicht. Ein detaillierterer Blick auf die Daten aus dem Herbst 2020 zeigt aber auch: Die Pandemie war ein Digitalisierungstreiber, Unternehmen wurden auf Defizite aufmerksam. Und: Mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen waren der Meinung, dass digitalisierte Unternehmen besser durch die Krise kommen. Es wurden Maßnahmen ergriffen wie Einführung bzw. Ausbau von Home-Office-Möglichkeiten, statt persönlicher Treffen wurden Videokonferenzen abgehalten und digitale Dokumente ersetzen Papier und Stift. Sogar Mitarbeiter:innen-Events ließen sich prima online abhalten.

Die Pandemie hat beschleunigt, was längst überfällig war. Denn digitale Zusammenarbeit bietet enorme Vorteile (dazu gleich mehr) und Mitarbeitende wünschen sie sich. Stichworte: demografischer Wandel und Generationenunterschiede. Gerade Jüngere möchten die Möglichkeit haben, ortsunabhängig zu arbeiten. Und – auch, wenn es zu Beginn dieses Textes nicht danach klang: In den letzten Jahrzehnten hat sich in Sachen Digitalisierung eine Menge getan. Menschen im jungen Erwachsenenalter sind in einer sich rasant digitalisierenden Welt aufgewachsen und im Laufe der Zeit wird diese Personengruppe natürlich größer. YouTube und On-Demand-Streaming statt linearen Fernsehens, Instagram statt Dia-Abenden, WhatsApp statt Telefon – alles ganz selbstverständlich. Und auch weite Teile älterer Generationen haben die neuen Möglichkeiten adaptiert. Manchmal bekomme ich den Eindruck, Menschen über 50 oder 60 nutzen WhatsApp mehr als Leute in meinem Alter (Mitte 30). Ein Blick auf diese Statistik bestätigt das.

Im privaten Bereich ist digitale Kommunikation also längst angekommen. Im Berufsalltag natürlich auch, das verrät wahrscheinlich schon ein vergleichender Blick auf E-Mail-Postfach und Briefkasten. Aber da geht noch mehr. Klar, per E-Mail zu kommunizieren, bietet sich oft an und funktioniert gut. Es kann aber schnell unübersichtlich werden, selbst wenn man die Mails in verschiedene Ordner sortiert. Und manche Features fehlen voll und ganz.

An dieser Stelle haben wir angesetzt und zusammen mit Cronos ein paar schmucke Tools mit dem Namen MeCro entwickelt, die die Arbeit in Kommunikations- und Marketingabteilungen erleichtern.

• Sie machen interne Kommunikation noch schneller: alle zuständigen Mitarbeitenden haben stets Zugriff auf alle Informationen, die für reibungslose Arbeitsabläufe erforderlich sind. Darauf zu warten, dass der Kollege mit der so wichtigen, aber gerade fehlenden Info aus der Mittagspause oder gar dem Urlaub zurückkehrt, fällt damit weg.
• "Welche Infos hatte ich vor einem halben Jahr an die Redakteurin vom Lokalradio herausgegeben?" Auch die Suche nach selbst geführten Konversationen ist ein echter Zeitfresser. Mit Pech ist die gesuchte Mail längst gelöscht. Zentrale Dokumentation sichert einen schnellen Blick in die Vergangenheit – sogar für das ganze Team.
• Erfolge möchten gezeigt werden. Erfolge der Kommunikationsabteilung vor der Geschäftsführung zu belegen, ist aber gar nicht so einfach. Mit der Nutzung der MeCro-Tools entsteht die Dokumentation der eigenen Arbeit ganz nebenbei und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben, die – sagen wir es, wie es ist – viel spannender sind und das Unternehmen weiterbringen.
• "Welche Abteilung bekommt eigentlich wie viele Anfragen von der Lokalpresse?" "Welche Themen werden selten vom Fernsehen aufgegriffen?" Das kann man nachzählen, aber danach ist der Tag vermutlich fast vorbei. Mit einem Klick und Blick auf die Statistiken in MeCro geht das deutlich schneller und komfortabler – und anschließend haben Sie nicht nur Antworten auf diese beiden Fragen, sondern auf viele mehr. Daraus lässt sich Optimierungspotenzial für zukünftige Kommunikation ableiten.

Arbeitserleichterung, auch im Teamwork, Schnelligkeit und Übersicht: Das sind entscheidende Vorteile, die die Digitalisierung bietet, umso mehr in Zeiten großer und kleiner Krisen.

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